Per lo studio · Fiducia professionale
Dati dei clienti: dove stanno, chi li vede, quanto restano
Prima di mettere i dati dei clienti in uno strumento AI, uno studio deve poter rispondere a quattro domande per ogni informazione: dove si trova, chi la vede, per quanto resta e come si cancella. Qui trovi le risposte voce per voce, comprese le cose che TaxAmi Studio oggi non fa.
La mappa dei flussi
Conversazioni con l’assistente (domande e risposte)
- Dove
- Database Postgres su Neon, negli Stati Uniti.
- Chi lo vede
- Solo l’utente che ha scritto la conversazione. Nemmeno il titolare dello studio vede le conversazioni dei collaboratori.
- Quanto resta
- 24 mesi dall’ultimo messaggio.
- Come si cancella
- L’autore la elimina quando vuole, anche a prova scaduta. Dopo 24 mesi senza messaggi la cancellazione è automatica.
Testo inviato ai modelli per rispondere
- Dove
- OpenRouter e i fornitori dei modelli (Google, OpenAI), negli Stati Uniti. Arriva la domanda, con gli estratti di norme e documenti recuperati e gli atti che fai leggere.
- Chi lo vede
- Il fornitore del modello, solo per generare la risposta.
- Quanto resta
- Non viene conservato: l’account OpenRouter di TaxAmi è configurato a conservazione zero (zero data retention) e senza uso dei dati per addestrare i modelli.
- Come si cancella
- Non c’è nulla da cancellare presso i fornitori. Resta la copia nella conversazione, con le regole della riga sopra.
Knowledge base dello studio
- Dove
- Database su Neon (Stati Uniti): il testo estratto dal file e l’indice per la ricerca. Il file originale non viene conservato.
- Chi lo vede
- Gli utenti dello studio, attraverso le ricerche dell’assistente.
- Quanto resta
- Finché lo studio la tiene.
- Come si cancella
- Qualunque utente dello studio rimuove un documento dalla knowledge base, con il suo testo e il suo indice.
Anagrafica clienti
- Dove
- Database su Neon (Stati Uniti).
- Chi lo vede
- Gli utenti dello studio. I permessi sono per ruolo (collaboratore, senior, titolare), non per singolo cliente.
- Quanto resta
- Finché lo studio la tiene.
- Come si cancella
- Un senior o il titolare elimina il cliente dall’app: con lui spariscono i documenti, le indicizzazioni e i rendiconti collegati. Se ha fascicoli di contenzioso attivi o dichiarazioni, l’app chiede di gestirli prima. Le conversazioni in cui era citato restano finché non le elimini o non scadono.
Documenti scambiati con i tuoi clienti
- Dove
- Archivio privato Cloudflare R2, in data center nell’Unione europea. I percorsi dei file non contengono nomi.
- Chi lo vede
- Gli utenti dello studio secondo il ruolo, e il cliente collegato per i soli documenti che lo studio gli rende visibili.
- Quanto resta
- Finché lo studio li tiene.
- Come si cancella
- Un senior o il titolare elimina il documento; un processo automatico giornaliero rimuove il file dall’archivio.
Fascicoli del contenzioso e loro documenti
- Dove
- Database su Neon e archivio privato di Vercel, negli Stati Uniti.
- Chi lo vede
- Gli utenti dello studio, secondo il ruolo.
- Quanto resta
- 24 mesi dall’ultima modifica, con avviso 30 giorni prima; poi 30 giorni nel cestino. Il registro attività del fascicolo resta 180 giorni.
- Come si cancella
- Il titolare sposta il fascicolo nel cestino; scaduti i termini la cancellazione definitiva è automatica.
File letti o scritti dal PC Agent
- Dove
- I file restano sul tuo computer. Il contenuto letto passa dal server solo per arrivare all’assistente.
- Chi lo vede
- L’utente che ha chiesto l’operazione, nella sua conversazione.
- Quanto resta
- Il contenuto letto non viene conservato: appena consegnato, resta solo un riepilogo tecnico (esito e dimensione). Per le scritture, il testo da scrivere resta nei dati tecnici dell’operazione. I dati tecnici restano 90 giorni.
- Come si cancella
- Automatica a 90 giorni.
Caselle email collegate
- Dove
- Le credenziali di collegamento sono cifrate nel database su Neon. TaxAmi non tiene un archivio delle tue email: le legge dalla casella quando lo chiedi.
- Chi lo vede
- L’utente che ha collegato la casella.
- Quanto resta
- Finché la casella resta collegata.
- Come si cancella
- Scollegando la casella le credenziali vengono cancellate. Per togliere l’autorizzazione anche lato Microsoft 365, rimuovila dalle impostazioni del tuo account Microsoft.
Log tecnici delle ricerche
- Dove
- Database su Neon (Stati Uniti): la domanda, le fonti trovate e la risposta, per il controllo di qualità.
- Chi lo vede
- TaxAmi, per il controllo di qualità del servizio.
- Quanto resta
- 90 giorni.
- Come si cancella
- Automatica a 90 giorni.
Memoria dell’assistente sui clienti
- Dove
- Database su Neon (Stati Uniti): i fatti che chiedi all’assistente di ricordare, con la tua conferma, e quelli che estrae in automatico dalle conversazioni collegate a un cliente.
- Chi lo vede
- Gli utenti dello studio, attraverso l’assistente, quando lavorano su quel cliente. Un fatto estratto dalla conversazione di un collaboratore può quindi comparire nelle risposte date a un altro.
- Quanto resta
- Finché non chiedi di dimenticarli, o finché il cliente resta in anagrafica.
- Come si cancella
- Da quando chiedi di dimenticarli l’assistente non li usa più e la cancellazione definitiva avviene dopo 12 mesi. Eliminando il cliente si cancellano subito.
I dati cancellati restano nelle copie di backup del database fino alla scadenza di quei backup.
«Non conservati» e «non usati per addestrare» non sono la stessa cosa
Sono due promesse diverse e conviene tenerle separate. I fornitori dei modelli non conservano il testo che ricevono e non lo usano per addestrare i modelli: è una configurazione dell'account OpenRouter di TaxAmi. TaxAmi invece conserva sui propri sistemi quello che serve a farti lavorare: le conversazioni, la knowledge base, l'anagrafica, i documenti. Per questi dati valgono i tempi e le modalità di cancellazione della mappa qui sopra.
Cosa puoi verificare tu
Conferma prima di ogni azione che scrive
Aggiornare la scheda cliente, salvarvi un documento o un fatto da ricordare, preparare una bozza email, scrivere, copiare o spostare un file sul PC: l’azione resta in attesa finché non la confermi, e vedi esattamente cosa sta per succedere.
Ruoli e permessi
Tre ruoli: collaboratore, senior, titolare. Eliminare clienti e documenti dei clienti è riservato a senior e titolare; inviti, impostazioni e cestino dei fascicoli al titolare.
Fonti con la data
Quando la risposta cita una norma presa da Normattiva, la fonte riporta la data del testo usato. Per le altre fonti la data non è sempre indicata.
Avviso quando la risposta va verificata
Se le fonti trovate sono deboli l’assistente lo dice, e un controllo automatico segnala le affermazioni senza riscontro quando le trova. Non è una garanzia: la verifica finale resta tua.
Registro attività del fascicolo
Nel contenzioso il titolare vede le ultime attività del fascicolo. Fuori dal contenzioso non c’è ancora un registro unico delle azioni.
Il flusso di conferma è descritto passo per passo nella pagina sicurezza e privacy.
Pseudonimizzazione: oggi non c'è
Il testo arriva al modello così come lo scrivi: TaxAmi Studio non sostituisce in automatico nomi, codici fiscali o indirizzi prima dell'invio. Le regole automatiche che abbiamo misurato non bastano a intercettarli in modo affidabile, per questo non le presentiamo come una protezione. La pseudonimizzazione automatica è in roadmap.
Nel frattempo, per ridurre i dati che escono dallo studio:
- scrivi le domande senza nomi, codici fiscali e indirizzi quando non servono alla risposta;
- per una questione generale descrivi il caso («una SRL con due soci») invece di nominare il cliente;
- prima di caricare un atto, valuta se basta l'estratto che contiene la questione;
- elimina le conversazioni che non ti servono più, senza aspettare i 24 mesi.
Sub-responsabili
I fornitori che trattano i dati dello studio per far funzionare il servizio. Per i fornitori con sede negli Stati Uniti il trasferimento si basa sul Data Privacy Framework e, dove previsto, sulle clausole contrattuali standard; il dettaglio è nella privacy policy.
Se colleghi una casella Microsoft 365 o IMAP, il fornitore della casella resta quello che lo studio ha già scelto: TaxAmi vi accede solo per gli account che colleghi tu.
Accordo sul trattamento dei dati e chiusura dell'account
Per i dati dei clienti che lo studio inserisce in TaxAmi Studio il titolare del trattamento è lo studio e TaxAmi agisce come responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR. L'accordo che regola questo rapporto lo stiamo completando con un legale: quando è pronto lo inviamo su richiesta a privacy@taxami.it.
Per chiudere l'account Studio scrivi allo stesso indirizzo. Prima della cancellazione ti chiediamo se vuoi esportare o conservare qualcosa, poi cancelliamo i dati dello studio entro 30 giorni dalla richiesta.
Domande frequenti
I dati dei miei clienti vengono usati per addestrare i modelli?
No. L’account OpenRouter di TaxAmi è configurato a conservazione zero e senza uso dei dati per addestrare i modelli. Questo riguarda i fornitori dei modelli: TaxAmi conserva invece le conversazioni nel proprio database per 24 mesi dall’ultimo messaggio, e l’autore può eliminarle prima.
TaxAmi Studio pseudonimizza i dati prima di inviarli ai modelli?
Oggi no: il testo arriva al modello così come lo scrivi. La pseudonimizzazione automatica è in roadmap. Nel frattempo conviene scrivere le domande senza nomi, codici fiscali e indirizzi quando non servono alla risposta.
C’è un accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR?
Lo stiamo completando con un legale. Quando è pronto lo inviamo su richiesta a privacy@taxami.it.
Vuoi vederlo su un caso concreto?
Nella demo guidata usiamo un caso interamente sintetico: nessun dato dei tuoi clienti.